智慧档案管理的数字化建设

2020-11-30
数字档案馆是指各种类型,各个层次的档案库,以适应信息社会对档案信息资源管理,使用,利用现代信息技术进行数字档案信息收集,处理,存储,管理的不断增长的需求, 并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享使用的档案信息集成管理系统。数字档案馆的建设有利于提高档案馆的工作效率和现代化程度,确保数字档案馆的永久性和安全性,促进公共档案馆服务能力的扩大,实现档案馆信息资源的社会共享。智慧档案管理系统智慧档案管理系统,引进智慧城市建设的先进理念,结合良好的界面和现代化的信息通讯技术,支持智慧档案仓库监控管理系统集成智慧仓库,门禁管理系统,视频监控系统,电源消费管理系统,(RFID)系统,集约化管理系统,3D可视化系统,报告管理系统等多系统访问平台;1、预处理预处理(也称为预处理)是构建数字档案资源的第一步。其主要内容包括选择,计数,注册,分类,清洁,恢复等。鉴定选择是指对档案的真实性和价值进行鉴定,鉴定和鉴定档案的价值,选择有价值的档案进行妥善保存以及消除不需要保存的档案以供处理;要对要数字化的对象进行计数并按其规格和数量进行登记,并应进行必要的整理,清洁和维修,以便对要数字化的物理文件及其目录进行整理,从而为进行数字化做好了充分的准备。接下来的数字转换,并提供可以直接数字化的标准化目录数据和实体。2、数字处理/转换数字处理/转换的主要内容是通过模数转换技术和设备将传统载体中记录的档案信息转换为以数字形式表示的信息资源。不同类型的物理文件,ANALOg到数字的转换技术和设备各不相同。纸质文件,经过数字处理的照片主要用于扫描仪,数码相机等要扫描或照相的设备,缩微胶片数字化主要用于要扫描的缩微胶片扫描仪。录音文件的数字设备主要是音频采集卡,录音文件的数字设备主要是视频采集卡。录音和录像的输出设备通过特定的音频和视频传输线连接到音频采集卡和视频采集卡,并且音频采集卡和视频采集卡安装在计算机上。3、信息处理信息处理是指根据归档文档的内容和表示文档内容的信息有序组织信息的过程。正确处理获得的图像和多媒体信息,以满足使用需求。具体工作包括检查(针对原始文件),压缩,边缘去除,去污,噪声去除,干扰去除,使用光学符号识别(OCR)技术识别图像中的文本,使用矢量技术进行转换将光栅图像转换为矢量图形等。如有必要,它也可以嵌入数字水印,以保护数字档案资源的知识产权。4、信息组织信息组织负责建立机器可读的目录和索引,创建目录,全文,多媒体和其他数据库,并将数字信息(图像,文本,音频,视频等)与目录和索引信息联系起来。如果在数字化处理之前已经建立了有机阅读目录,则需要补充一些必要的记录项目,例如数字化文件信息资源的计算机文件名,存储位置,格式等;一些必要的描述性项目,例如关键字和摘要,也可能需要修订和完善。编目是档案情报控制的一种手段。机器可读编目中编目的质量与检查和维护数字档案信息的难度有关。它一直是理论和实践的重点,编目标准化是重中之重。对于具有研究价值的历史档案信息,现阶段可能需要进行必要的研究工作,例如对人的姓名和地名信息进行文字研究,并记录文字研究结果和文字研究基础资料。5、信息存储信息存储是指为数字档案及其目录信息选择适当的存储介质,存储模式和存储架构。数字档案信息资源的存储要求和方法与电子文件基本一致。6、信息服务易于传输和使用是数字信息的特征之一,在更大的范围内为更多的用户提供更及时和满意的服务也是档案馆数字化的基本力量。综合档案馆的数字馆藏属于公共范围,建议通过互联网网站将其发布给公众,并提供给在线使用。内部用户应通过内部网络共享档案的数字信息。负责公共服务的机构还应考虑通过在线查询和就地查看向公众提供服务。具体的使用方式取决于收集的具体情况。目前,国内外许多数字图像的在线服务是提供免费的在线目录搜索和浏览小尺寸和低分辨率的图像,而原始尺寸和高分辨率的图像需要申请付费使用。数字化手段大大提高了档案馆的服务能力和响应速度,部分档案馆已达到商业组织的服务水平。7、信息维护将纸质文件转换为数字电子文件后,文件的使用会更安全。对于历史悠久的档案材料而言,数字处理无疑是对其的更好保护。另外,档案的数字处理可以防止对某些档案的篡改。数字档案馆的建立将使文件业务,服务项目,大文件的扩展提高技术水平,使文件的收集,管理和利用从原始到以手动为主,以充分利用计算机技术的自动处理能力,实现电子文档的及时归档,并为档案馆提供长期保存的便利手段,将计算机技术,信息技术和传统的商业模式进行档案馆管理相结合。
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