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建立和完善保管制度是白石档案馆得到有效保管的关键。它的基本内容包括五个部分。检验验证系统；转移系统；维护保密制度；统计系统。

（1）材料备案制度。新形成的档案材料应及时归档。归档的一般程序如下：首先，确定材料以查看它们是否满足归档要求；其次，根据材料的性质和含量，确定其存档的具体位置；再次，在目录中填写材料名称和相关内容；最后，将新材料放入文件中。

（2）检查验证制度。检查和检查是确保人员档案的完整性和安全性的重要手段。检查内容多种多样，不仅包括人员档案材料本身的检查，如检查是否有霉菌，飞蛾等，还包括人员档案存储环境的检查，如检查仓库门窗是否正常。状况良好，没有其他存储错误等。

通常应定期进行检查。但是，在紧急情况下，例如盗窃，丢失，洪水或火灾，也有必要进行检查和验证；在对某些文件产生疑问之后，例如是否缺少某种材料。在发现一些损害之后，例如发霉的材料，飞蛾的发现等。

（3）传输系统。传输系统是关于文件的传输和传递。文件的传输通常是由工作转移引起的，传输的一般程序如下：注销记录簿；填写人事档案调动通知书；

按照出版物的要求包装和密封。传输应遵循机密性原则，通常是通过机密运输而不是人工进行。此外，接收单位收到文件并检查后，应在收据上签名并盖章，并及时退回。

（4）维护保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要成立专人负责档案的保存，应充分配备必要的存档设备。仓库配有必要的防火和防潮设备。

保持储藏室和文件柜清洁，不要存放无关的物品。未经授权，任何人不得将人员档案带到公共场所。不相关的人员不得进入仓库。严禁吸烟。离开时关掉灯，关上窗户并锁上门。

（5）统计系统。人员档案统计的内容主要有以下几项：人员档案的数量。有关收集人事档案材料的补充信息。归档状态。文件的存储条件。使用情况。仓库中的设备。人事档案人员。

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