一、档案信息化管理的意义

伴随着信息科技的迅速发展，各种类型的信息档案资料数量是不断的增加，档案的种类目录也是多种多样，纸质信息的存储量出现迅速膨胀，这就导致了一系列的的档案问题，档案的收集、管理、监督、利用、保护等工作越来越复杂繁重，这样就使得档案管理技术的提升是时候做出改变了。

二、传统档案管理存在的问题

1、传统档案需要手工管理，工作流程繁琐低效、整理时间长。档案存放次序较易被打乱。而且由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，使得档案存放的顺序会被打乱，造成了档案的存放杂乱，查找困难。 

2、档案核查耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍。

3、档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化；手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。

4、案盘点效率低，由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。

三、信息化档案管理的目标

 实现档案实时查询、定位、快捷上下架等，让每份档案系统化管理，保障档案信息完整性、可追溯性，实现档案全生命周期流程管理。

四、大档家智慧档案系统的主要功能

1、系统采用BS结构，提供的开放式数据接口，安全性高，稳定性强；

2、精确定位实现档案资产追踪管理，档案柜自动采集数据，记录每一次档案上架和下架情况；

3、可提供档案的动态图，判断档案资产所在位置的正确性以及提供虚拟状态监控图，便于后台管理人员及时了解档案资产动向和精确位置。

4.   实现无人值守档案资产管理。

5、提供档案的各种报表数据，档案借阅数据，档案盘存数据，档案位置数据，档案生命周期数据可追溯，可统计，可分析。

6、档案资产实时监控所有通过RFID系统接收的信息通过与后台数据库进行对比之后，反映到监控状态图像上，并提供档案资产位置错误、闲置情况、正常等多种状态帮助管理人员实时掌握档案资产状态信息。